Tout savoir pour bien stocker ses archives.
10/05/2023
La gestion des archives fait partie des missions ordinaires du syndic. Cependant, elle est soumise à de nombreux impératifs. Les documents peuvent se détériorer avec le temps et les données fuiter. C’est pourquoi il est important de bien analyser les besoins de stockage de votre syndic afin d’adapter vos pratiques.
Quels documents conserver et pour combien de temps ?
L’article 33 du décret 67-223 du 17 mars 1967 régule les obligations du syndic concernant les archives et indique une liste non exhaustive des documents qui constituent les archives de la copropriété. Parmi eux :
- Registres des procès-verbaux
- Documents comptables
- Carnets d’entretien de l’immeuble
- Diagnostics techniques
Ces documents doivent être conservés à vie, 30 ans, 10 ans ou 5 ans selon leur nature. Ces délais sont réglementés.
Pour bien stocker vos archives, il est primordial de connaitre les documents à conserver. Pour en savoir plus sur cette liste ainsi que sur les délais de conservation, vous pouvez vous référer à notre page archivage.
Le secret d’un bon archivage : des locaux adaptés.
Pour bien conserver vos documents, il convient de disposer d’un local dédié et adapté.
Ce local doit être sécurisé : les données qui y sont conservées sont sensibles. Elles doivent être intègres et confidentielles. Pensez aux éléments qui peuvent détériorer vos documents : humidité, poussière … Le local doit en être exempt. D’autre part, optez pour un système de fermeture sécurisé et ne confiez l’accès qu’aux collaborateurs qui en ont impérativement besoin.
Trier et classer les archives pour mieux s’y retrouver.
Pour ne pas vous retrouver débordé, il est important de trier méticuleusement vos archives. Ne conservez que celles qui sont utiles, c’est à dire celles qui doivent légalement être conservées. Triez régulièrement et éliminez les documents devenus inutiles, mais soumettez ce point en Assemblée Générale et consignez la liste des archives détruites dans un procès-verbal.
Pensez à séparer les archives vivantes, dont vous aurez régulièrement besoin, des archives dormantes. Laissez les archives vivantes à un endroit plus accessibles afin de mettre la main dessus rapidement en cas de besoin.
Enfin, si vous avez un volume d’archives trop important, ne disposez pas d’un local adapté ou souhaitez gagner du temps ; vous pouvez faire appel à un tiers-archiveur. Ce dernier, expert dans son domaine, saura vous proposer des solutions adaptées et mettre vos archives en sécurité !
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