11-07-2022
Ça y est, c’est la rentrée ! Le soleil commence à décliner, l’air sent la pluie de septembre. C’est le moment de retrouver vos collègues et vos copropriétaires. Mais c’est aussi la bonne période pour traiter tous les mails restés sans réponse pendant les vacances et pour mettre en place un système d’organisation pour l’année à venir. Ces dernières années ont été particulières et ont vu évoluer le monde du travail. C’est encore plus vrai pour les syndics, où la digitalisation s’est installée pour faire face au contexte sanitaire et perdure aujourd’hui. Elle peut apporter un gros gain de temps au syndic.
Si vous avez de gros changements à faire, la rentrée est la période idéale. Et pour bien démarrer l’année, nous vous donnons quelques astuces pour vous organiser.
Comme dans toute autre profession, l’organisation des syndics de copropriété commence par l’organisation de la vie de bureau.
La productivité, c’est avant tout le résultat d’une organisation aux petits oignons. Et ça commence avec un espace de travail bien rangé. Quoi de pire que de perdre une demi-heure à chercher un papier mal classé ? Alors pour bien commencer l’année, on commence par vider son espace de travail pour se vider la tête.
Triez les papiers qui trainent dans vos dossiers depuis des mois. Sont-ils tous essentiels ? Avez-vous besoin de les garder dans votre tiroir ou pouvez-vous les mettre aux archives ? S’il est peu probable que vous ayez besoin de ce papier, cette dernière solution est préférable. En réduisant votre pile de documents, il sera bien plus facile de trouver ceux que vous cherchez. Ne gardez que l’essentiel : ceux que vous consultez régulièrement. Enfin, pensez à utiliser un organiseur à onglets pour tout trouver en quelques secondes. Voilà, vous avez déjà beaucoup plus d’espace dans vos tiroirs !
Vous voilà avec un espace de travail et un cerveau libres. C’est le moment d’adopter un système efficace pour organiser vos tâches de la journée. Anticiper vous permettra d’agir plutôt que de réagir dans l’urgence, vous gagnerez ainsi considérablement en productivité. En termes d’organisation des tâches, ce ne sont pas les systèmes bien pensés qui manquent ! Il y en a certainement un qui vous correspond !
Il vous permet de noter à la fois vos tâches, vos rendez-vous et vos congés. L’agenda est très utile au quotidien pour visualiser votre journée en quelques secondes. Vous pouvez aussi opter pour un bullet journal à personnaliser selon vos besoins si cela vous convient mieux.
Petite astuce pour éviter d’être surchargé : limitez-vous à cinq tâches par jour au maximum. Si une tâche vous prend moins de cinq minutes, réalisez-la plutôt que de la noter (ce qui vous prendra à peu près le même temps).
Si vous n’avez que très peu de rendez-vous et que vous ne ressentez pas le besoin de les noter dans un carnet que vous emportez partout au quotidien, la classique To-Do list peut suffire. Pensez toutefois à en faire une pour la journée et une pour les tâches à long terme qui devront être divisées en plusieurs sous-tâches.
Multi-support, vous pouvez opter pour :
Vous ne jurez que par le numérique ? De nombreuses solutions ont été imaginées pour vous. Les gestionnaires de tâches numériques sont légion sur le web. Parmi les meilleurs, on retrouve Asana, qui vous permet de gérer vos tâches en équipe et de renseigner vos collaborateurs sur votre emploi du temps. Wekan fait également un excellent travail. Vous en avez aussi un intégré directement à la suite office sur votre cloud : Microsoft To Do.
Plus ou moins simples d’utilisation, ces gestionnaires vous permettent de noter vos tâches en quelques secondes, de les visualiser sous forme de liste ou d’emploi du temps et vous permettent de garder une trace de votre progression dans le temps.
Organiser ses tâches est très important pour un syndic. En effet, les métiers de syndics et de gestionnaire de copropriété regroupent de nombreuses fonctions et les heures supplémentaires sont monnaie courante dans ces secteurs. La multiplicité des tâches augmente la charge mentale qui, si elle est mal gérée, nuit à la productivité et peut entrainer du mal-être.
Pour vous alléger un peu, commencez par prioritiser. Dwight David Eisenhower, 34ème président des Etats-Unis, était très doué pour cela et nous a légué une matrice restée célèbre.
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Tâches importantes et urgentes |
Tâches importantes et non urgentes |
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Tâches pas importantes mais urgentes |
Tâches pas importantes et pas urgentes |
Ce simple tableau peut vous permettre de vous clarifier l’esprit.
Nous avons généralement tendance à confondre l’urgent et l’important. Pourtant, ce sont deux choses bien différentes. Les tâches urgentes doivent être traitées rapidement pour éviter des désagréments. Les tâches importantes, elles, sont utiles pour votre évolution personnelle. Une tâche peut être importante et urgente, mais c’est rarement le cas. Les tâches importantes ont plutôt tendance à s’étaler dans le temps, on les aborde avec calme et stratégie. Les tâches urgentes, elles, nous font avant tout réagir mais n’ont souvent qu’une valeur ajoutée très faible. Si une tâche n’est pas importante, demandez-vous d’abord si elle mérite vraiment votre temps.
Pour les petites tâches qui ont tendance à vous encombrer l’esprit mais peuvent être réalisées rapidement, aménagez-vous des « time boxes » dans la journée. Vous pouvez par exemple consacrer 30 minutes aux signatures de papier : c’est redondant, peu motivant, mais en vous aménageant un espace dans votre journée vous savez quand vous terminez et vous serez plus motivé pour le faire.
Pour les tâches qui prennent plus de temps, soyez réaliste sur les délais. Ne prévoyez pas trop court, vous risquez d’être retardé par un imprévu et de vous retrouver de nouveau débordé. Si vous savez que vous avez trop de tâches pour le délai impartit, il est urgent de trouver une solution : déléguer ou en parler avec vos collaborateurs.
Adaptez vos tâches au moment de la journée. Conservez celles qui vous demandent le moins d’efforts pour les moments de la journée où vous êtes le moins productif : le matin lors de votre arrivée ou après le repas par exemple.
Mais quand on est syndic ou gestionnaire de biens, il n’est pas toujours évident de déléguer : vos collègues aussi sont débordés. Et l’organisation ne suffit pas toujours à terminer tous vos travaux. Alors pour booster encore plus votre productivité, il existe des solutions conçues sur-mesure pour vous.
La rentrée, c’est aussi l’occasion de revoir les processus internes et de se former. Si vous ne vous vous êtes pas encore mis au numérique, c’est le moment. En effet, maitriser le digital demande du temps mais vous le rend au centuple par la suite. Il vous permet notamment d’automatiser certaines tâches rébarbatives.
Toutefois, il faut l’utiliser avec discernement afin de ne pas reporter les défauts du papier sur le numérique. L’adoption d’un nouveau processus demande toujours de prendre garde à ne pas reporter les défauts de l’ancien sur ce dernier, sous peine de perdre encore plus de temps.
Ainsi, si vous voulez vous débarrasser du papier car vous avez trop de feuilles volantes mal rangées, ne laissez pas vos documents trainer sur l’écran d’accueil de votre ordinateur. Rangez-les dans des dossiers dédiés ou sur le cloud pour ne jamais rien perdre. Vous pouvez aussi choisir de confier leur organisation à un tiers.
Automatiser certaines tâches vous permet d’avoir plus de temps pour celles qui ne peuvent pas l’être, celles qui sont généralement plus intéressantes et plus humaines. Mais il faut prendre garde à bien choisir votre outil. Un outil peu performant vous demandera un temps de vérification long, il se peut même que vous ayez à effectuer des tâches supplémentaires. C’est l’action de votre logiciel qui vous permet d’économiser du temps. Numériser ses documents ne rend pas le traitement moins long. En revanche, exploiter via l’IA les données qu’ils contiennent, oui.
Les logiciels de gestion de syndic réunissent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous être utiles au quotidien, comme la gestion de documents, d’événements, de l’intranet ou encore d’une base de données. Attention toutefois, il est difficile (mais pas impossible) de changer de logiciel métier. Vérifiez donc son ouverture à d’autres solutions avant de vous engager : Vilogi, par exemple, crée des passerelles avec d’autres logiciels.
Utiliser ce type de gestionnaire vous permet d’utiliser vos solutions préférées dans chaque domaine. Vous pouvez ainsi opter pour un logiciel performant d’automatisation du traitement de la facture : il vous fait gagner un temps précieux en traitant cette tâche qui vous prend du temps au quotidien.
Du courrier, vous en recevez beaucoup. Papier ou numérique, il encombre vos espaces physiques et digitaux ainsi que votre cerveau. La rentrée, c’est aussi l’occasion de s’attaquer à ce problème.
Equilibrez les flux d’information que vous recevez. Est-ce qu’ils sont tous essentiels ? Désabonnez-vous des publicités et newsletters qui ne vous apprennent rien. Conservez ce que vous jugez utile.
Mais même en respectant ces principes, il est probable que vous ayez toujours trop de courrier. L’écoute de boite mail, par exemple, récupère les pièces jointes présentes dans vos mails pour les prendre en charge. Elle vous permet ainsi de les trier en un tour de main.
Vous pouvez également faire appel à un tiers pour gérer votre courrier à votre place, ce qui vous économise un temps précieux. Certains vous proposent une externalisation du courrier entrant : cela vous permet de recevoir votre courrier en format numérisé et déjà trié sur une boite mail ou plateforme dédiée. Vous pouvez aussi opter pour une automatisation du courrier sortant. Un tiers gère pour vous l’envois de courrier et libère vos équipes d’une tâche sans valeur ajoutée comme la mise sous pli ou l’affranchissement.
Vous pouvez gagner un temps considérable en proposant à vos copropriétaires de faire eux-mêmes certaines tâches en ligne. Et c’est une formule qui est gagnante pour eux aussi car cela leur permet de faire leurs démarches quand ils le souhaitent, sans bousculer leur organisation quotidienne.
Vous pouvez (et devez) mettre à disposition les documents relatifs à leur lot dans un intranet. Cela permet à vos copropriétaires d’y avoir accès à tout moment et vous évite de chercher chaque document individuellement. Vous pouvez même leur proposer un système de coffre-fort numérique qui leur permet d’ajouter des documents et de s’organiser comme ils le souhaitent.
Pourquoi ne pas mettre en place un chat en direct pour ceux qui préféreraient vous contacter à l’écrit ? Le sujet est ainsi réglé immédiatement plutôt que de trainer dans votre boite mail.
Enfin, pensez aux moyens de participation alternatifs aux assemblées générales pour éviter les débats sur l’horaire : l’AG en visioconférence ou à plusieurs modes de participation. Le vote par correspondance complète ce dispositif.
Le digital s’installe dans le monde du syndic et à raison : il diminue la charge de travail et simplifie la vie des syndics et des copropriétaires. L’intelligence artificielle ouvre de nombreuses possibilités. Qui sait quelles seront les technologies de demain dans ce secteur ?
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