Pourquoi détruire ses archives ?
30/08/2023
Tous les ans ; vous recevez un message de votre tiers-archiveur vous demandant si vous souhaitez ou non détruire les archives arrivées à péremption. Sans votre accord, il ne peut le faire. Cette campagne de destruction est essentielle pour votre porte-monnaie comme pour le RGPD. Alors, pourquoi faut-il détruire ses archives ?
RGPD : respecter les délais légaux de conservation pour ne pas conserver des données inutiles.
Le RGPD est clair sur le sujet des données archivées : elles doivent être conservées soit tant qu’elles sont utiles, soit pour la durée qu’impose la loi et pas au-delà. Ainsi ; conserver des documents alors que leur délai légal est expiré, juste “au cas où”, n’est pas une bonne idée. Si vous faites face à une fuite de données, vous serez considéré comme responsable car n’ayant pas détruit ces documents. Qu’elles soient chez vous ou chez un tiers-archiveur, vos archives méritent un tri annuel pour éliminer toutes celles arrivées à péremption.
Vous souhaitez connaitre les délais de conservation de vos archives ? Vous les trouverez sur la page archivage.
Détruire ses archives pour faire des économies.
Attention, nous ne vous suggérons pas de vous débarrasser de toutes vos archives pour réduire les dépenses de votre copropriété ! Conservez absolument les archives qui n’ont pas atteint leur délai de péremption.
Cependant ; chaque document a un coût pour la copropriété. Si vous les conservez dans un local dédié au sein de votre syndic, trop d’archives prennent de l’espace et retrouver un document que vous cherchez prend plus de temps. Si vous les stockez chez un tiers-archiveur, le stockage de vos archives vous coute quelques centimes par document.
Dans les deux cas, mieux vaut vous débarrasser des documents devenus inutiles.
Comment demander à votre tiers-archiveur de détruire les archives arrivées à péremption ? Vous recevez annuellement un mail vous indiquant les délais et démarches à réaliser. Il vous suffit de valider la destruction des archives arrivées à péremption depuis votre espace client.
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Pourquoi détruire ses archives ?
Détruire ses archives est essentiel pour réduire les risques de fuite de données et pour alléger les finances de la copropriété.
Qu’est-ce qu’une interface intuitive ?
Une interface intuitive vous permet de retrouver toutes les informations dont vous avez besoin en quelques clics !
