11-07-2022
La transformation digitale, on en entend parler partout. Et on se pose rarement la question de ce qui est le mieux pour notre entreprise. Le numérique présente en effet de nombreux avantages … mais il a aussi ses inconvénients. Dans le monde de la proptech, les organisations rivalisent pour proposer des solutions innovantes qui répondent aux besoins des syndics. Seulement, pour certains, la technologie la plus fiable, c’est un papier et un stylo. Alors, vous hésitez à investir dans des outils numériques pour votre syndic ? Vous vous demandez si cela en vaut vraiment la peine ? On fait un point ensemble : Numérique versus papier, que choisir pour votre cabinet ?
A l’apparition des technologies de dématérialisation, on a immédiatement sauté dessus comme une alternative à la surconsommation de papier. On entend souvent que le papier pollue plus que le numérique, est-ce vrai ? Eh bien pas du tout.
Si, dès l’apparition de la digitalisation, on a pensé que c’était là une nouvelle alternative plus écologique que le papier, c’est parce que nous n’avions alors pas beaucoup de recul sur cet outil. Mais c’est aussi parce que l’industrie du papier ne se souciait alors que peu de l’écologie. Cela a bien changé et c’est aujourd’hui un des acteurs les plus irréprochables sur le sujet.
Evidemment, il est moins facile de percevoir le coût écologique du dématérialisé. Mais dématérialisé ne signifie pas immatériel. Les données empruntent des chemins complexes pour arriver jusqu’à vous. Pour prendre conscience de l’impact du numérique il faut penser :
Fin 2021, on comptait 436 de ces câbles gigantesques à travers le monde, soit près de 1,3 millions de kilomètres de câbles sous-marins en service.
Aujourd’hui, le numérique émet 4% des gaz à effet de serre produits dans le monde, ce chiffre s’accroit de 9% par an. Cela nous fait réfléchir sur nos usages du numérique et nous permet de prendre conscience que nous ne devons garder que ce qui nous est vraiment utile. Les datas centers et le réseau jouent à hauteur de 50% dans ce calcul
Là où le numérique tend à consommer de plus en plus, l’industrie du papier s’efforce de minimiser son impact écologique. Contrairement à une idée reçue, les feuilles que l’on utilise au quotidien ne proviennent pas de la déforestation : des forêts sont plantées et gérées durablement pour répondre à ce besoin. Selon Two Sides, un organisme qui prévient des dangers d’une suppression totale du papier face au numérique, les forêts européennes s’accroissent d’une surface équivalente à 1500 terrains de football chaque jour.
Sans compter que les feuilles de papiers sont largement recyclées : entre 72% et près de 90% selon les sources et les process utilisés. Alors que pour un ordinateur, 80% des matériaux ne sont le sont pas.
De plus, le papier bénéficie d’une vie plus longue : il peut être recyclé jusqu’à 7 fois pour une durée de vie pouvant aller jusqu’à 100 ans ! Quand la durée de vie moyenne d’un disque dur est de… 3 ans.
De manière plus générale, la société dans son ensemble n’est pas encore prête à passer au tout numérique. Le risque d’exclusion des personnes âgées, handicapées ou qui vivent dans des zones reculées sans accès internet peuvent créer une fracture plus importante encore.
Recentré au monde du syndic, il y a forcément des copropriétaires qui ne sont pas à l’aise avec les outils numériques et qui souhaitent encore recevoir leurs appels de fonds en papier, payer par chèque ou assister à l’AG en présentiel…
Mais si le monde se digitalise, ce n’est pas sans raison : une fois maitrisé, ce support est bien plus rapide et facile à utiliser. Il accroit ainsi la productivité des entreprises. Il ne s’agit donc pas de retourner au tout papier, mais bien de questionner nos usages pour tirer le meilleur de chacun de nos outils.
Dans votre activité de syndic, vous êtes amenés à gérer de nombreux documents : ceux relatifs à votre organisation tout comme ceux inhérents à la vie de la copropriété. L’une des premières missions du cabinet est d’ailleurs de garantir l’intégrité de ces documents dans le temps.
La durée légale de conservation sur une grande majorité de ces documents est d’environ 10 ans. Sur d’autres typologies cela peut aller beaucoup plus loin : se pose alors la question de la stratégie à adopter.
Le numérique a révolutionné nos usages et nos vies, dans la sphère professionnelle comme personnelle. Si cette mutation technologique a pu avoir lieu, c’est avant tout parce qu’il est pratique et permet de gagner en productivité. Laissez leur chance à ces nouveaux outils, ils vous permettront d’envoyer leurs documents en quelques clics à vos copropriétaires où de leur faire signer un contrat sans même qu’ils aient besoin de se déplacer.
A l’ère du « tout, tout de suite » imposé par le numérique, le cabinet doit s’adapter et proposer à ses copropriétaires de nouveaux outils. Qu’ils soient dédiés pour l’accès aux documents comme l’extranet, ou pour d’autres fonctions comme l’AG ou la signature en ligne.
Alors une organisation 100% numérique est -elle la solution ? L’idée peut être tentante, mais rapidement des questions se soulèvent : comment gérer l’antériorité des archives ? A quel coût la mise en place d’une stratégie digitale doit-elle se faire ? Et quid de la valeur légale des documents numérisés ?
Pour ce dernier point, sous le prisme juridique, le document numérisé, c’est-à-dire dont la version originale a été produite sur support papier puis transformé au format numérique (pdf, etc.) via un scanner, n’a aucune valeur légale. Il s’agit d’une copie numérique qui peut être plus rapidement et facilement échangée, mais elle ne peut en aucun cas remplacer l’original papier et à ce titre, ne peut pas être détruite.
Les documents dématérialisés, c’est-à-dire nativement créés au format numérique (édition d’une facture depuis un logiciel éditée au format pdf par exemple),constituent des originaux et peuvent faire foi en cas de litige.
Economiquement parlant, numériser la totalité des archives papier pour les obtenir au format numérique est une hérésie économique dont personne ne voudra s’acquitter des frais. Sans parler de la nécessité de mettre en place de nouveaux outils pour les gérer et la conduite du changement qui va avec.
Si le tout papier relève d’une gestion désuète et le tout numérique d’un engouement quasi candide quant à la gestion fiable des documents du cabinet, la solution idoine semble être un compromis entre les deux modèles.
Globalement, les documents numérisés ou dématérialisés sont ceux dont on a besoin pour gérer les affaires courantes du syndic, qui correspondent aux archives dîtes « vivantes » du cabinet.
En l’occurrence, le Groupe Pro Archives, spécialiste de la gestion des archives physiques et numériques des professionnels de l’immobilier, recommande une gestion numérisée sur les deux ou trois dernières années. Puis de laisser les archives papiers de la troisième à la dixième année et de numériser, au fil de l’eau quand c’est nécessaire, les documents dont vous avez besoin.
Bien entendu, le cabinet doit s’équiper d’outils innovants, lui permettant d’assurer une stratégie digitale réussie. Elle passe bien évidemment par la mise en place d’un logiciel métier moderne, interopérable et dont la maîtrise de ses données est garantie (fait rare sur le marché de l’ADB mais laissons ce vaste sujet pour un prochain article).
Pour le reste, Pro Archives vous accompagne avec ses solutions permettant de digitaliser sereinement les tâches back-office de votre cabinet.
Le Groupe Pro Archives est à votre écoute pour vous proposer les meilleurs choix dans votre organisation documentaire : Koproo vous permet d’automatiser le traitement de vos factures fournisseurs. La Conciergerie Digitale fait disparaitre la gestion du courrier entrant de votre cabinet. Nous offres d’archivage physique et numérique permettent une gestion irréprochable de vos documents.
Et pour les autres domaines (front office, …), il existe une offre de plus en plus conséquente dédiée aux professionnels de l’immobilier, représenté à la fois par des starts up naissante et des pme bien établies, ayant pour ambition commune d’aider les cabinets à se digitaliser.
C’est en apportant certaines touches de modernité sans révolutionner l’organisation du cabinet qu’une digitalisation réussie de la profession pourra se faire.
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Une interface intuitive vous permet de retrouver toutes les informations dont vous avez besoin en quelques clics !
