Bien gérer une transmission d’archives au successeur
lors d’une perte de mandat.
11-07-2022
Perdre un mandat n’est jamais agréable, mais c’est une situation qui peut advenir pour n’importe quel syndic. Il est alors dans l’intérêt de vos successeurs, des copropriétaires mais aussi dans le vôtre qu’elle se déroule dans les meilleures conditions. Réaliser toutes les démarches dans les délais assure une succession fluide sans huissier, tribunal ou dommages et intérêts.
Gérer la transmission lors d’une perte de mandat sans prestataire : des obligations strictes pour le syndic.
Le syndic, en tant qu’entité mandatée par le syndicat des copropriétaires, a des obligations. Il doit notamment détenir l’ensemble des documents nécessaires à l’accomplissement de sa mission et les préserver dans le temps.
Lors d’un changement de syndic, ces documents doivent être transmis dans leur intégralité et en bon état, en respectant les délais légaux.
Pour les documents papier :
- 15 jours pour la situation de trésorerie de la copropriété et la référence de ses comptes bancaires.
- Un mois pour l’ensemble des documents contractuels ou techniques concernant l’immeuble.
- Trois mois pour l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat des copropriétaires après apurement et clôture.
Les documents dématérialisés liés à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés, eux, doivent être transmis dans un délai d’un mois dans un format téléchargeable et imprimable. Ils doivent être accompagnés d’un bordereau récapitulatif qui devra être remis en copie au conseil syndical.
Qu’ils soient en format numérique ou en format papier, ces documents restent strictement confidentiels et doivent être transmis de manière sécurisée. Dans le cas du numérique, une clé USB non cryptée n’est pas suffisante pour éviter les failles de sécurité et garantir l’intégrité des données. Pensez à mettre en place un certificat d’authentification et vérifiez l’absence de faille de sécurité avant de confier des dossiers à un autre syndic afin d’éviter qu’un tiers ne capte vos données.
Passer par un prestataire externe : une succession qui repose sur une bonne communication.
Faire appel à un prestataire extérieur pour la gestion de vos archives peut résoudre de nombreux problèmes. Vous vous assurez que vos archives soient conservées dans de bonnes conditions. Elles sont classées et protégées, évitant ainsi les pertes, dégâts et autres causes de la paupérisation du fond d’archives. Votre obligation de conservation est respectée. Pour les archives numériques, vos données sont sécurisées sur des serveurs dédiés.
Vous devez cependant avertir le prestataire du changement de syndic et fournir les coordonnées du successeur afin que ces derniers puissent entrer en contact. Le successeur pourra alors décider de continuer la prestation (dans ce cas il n’a aucune action à mener) ou de la faire cesser et de récupérer le fond d’archives.
La transmission des documents papier est aujourd’hui complétée avec la transmission des archives numériques. Le syndic doit donc gérer cette communication hybride et s’assurer que l’intégrité des archives physiques et numériques n’ait pas été compromise.
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