Comment choisir ses outils numériques ?

11-07-2022

Les solutions numériques proposées aujourd’hui pour les syndics et les entreprises en général sont nombreuses. Elles offrent une belle variété de performance et de valeur ajoutée. Mais, pour cette raison, il est parfois difficile de s’y retrouver. Mal choisir ses outils numériques peut faire perdre plus de temps que cela n’en fait gagner. Pour partir sur la bonne voie, voici un guide.

Quelques astuces à mettre en place avant de choisir vos outils numériques.

Avant de vous lancer avec de nouveaux outils numériques, listez vos besoins. Certains vous proposent des fonctions qui ont l’air, certes très intéressantes, mais ne vous laissez pas tenter par tout. En multipliant des outils sur des besoins que vous n’avez pas, vous complexifierez votre gestion au quotidien.

Posez-vous ces questions : qu’est-ce qui vous fait perdre le plus de temps ? Pouvez-vous automatiser cette tâche ? Vous pouvez choisir d’automatiser le tri de votre boite mail ou la gestion de vos factures si ce sont là les tâches qui vous agacent le plus. De nombreux logiciels de gestion de syndic vous proposent des fonctionnalités utiles, comme la récupération automatique et sécurisée de données.

Renseignez-vous également sur ce dont vos copropriétaires ont besoin. Par exemple, 71% des copropriétaires utilisent l’extranet : c’est un outil qui mérite d’être considéré et soigné. Idem pour vos collaborateurs, si un outil de gestion des tâches partagé comme Asana peut leur être utile, alors sautez sur l’occasion.

Et pour aller plus loin, anticipez les besoins. Regardez du côté de vos copropriétaires, de la loi, de l’évolution du secteur et de l’innovation. Demain, quelles seront les attentes de vos copropriétaires ? Comment évolue la législation (l’extranet en est un bon exemple) ? Est-ce qu’il y a une innovation en cours de développement qui pourrait vous être vraiment utile ?

Outils obligatoires, outils dédiés… Allez voir du côté des spécificités métier pour définir vos besoins.

C’est avant tout votre métier qui détermine votre besoin. Vous disposez d’outils numériques dédiés aux syndics de copropriété. C’est le cas de Koproo, de Coprosquare ou de Vilogi. Il y a de fortes chances pour que ces derniers répondent à vos besoins.

Pour rester au courant des innovations du secteur, vous pouvez vous rendre aux événements dédiés à votre métier : Congrès Unis, Salon RENT … Vous y rencontrerez d’autre professionnels et pourrez partager vos astuces, mais vous pourrez également découvrir de jeunes pousses de la Proptech qui ont beaucoup à offrir.

A faire pour améliorer vos choix d’outils numériques.

N’hésitez pas à tester plusieurs outils. Si cela peut vous sembler être une perte de temps au début, ça vous sera utile par la suite. Ainsi, vous trouverez celui qui vous correspondra le plus.

Prenez également soin de choisir la bonne interface. Une interface intuitive, fluide, vous permettra d’éviter de perdre du temps sur des choses aussi simples que trouver le bouton « envoyer ». C’est un point essentiel de la bonne qualité d’un outil numérique.

Enfin, sachez que certains outils sont gratuits au début puis payant, ou encore que certaines fonctionnalités essentielles le sont. Un outil mal conçu peut être responsable de la perte de données importantes. Pour éviter ces écueils, renseignez-vous sur les outils que vous avez en ligne de mire. Vous trouverez facilement des avis sur le web.

Les erreurs à éviter lorsque vous choisissez une solution numérique.

Gardez à l’esprit que le numérique est un outil. Il ne remplace pas le dialogue ni les relations humaines, et il sera fréquent que vous soyez contraint d’intervenir dans un process numérique. Garder le contact avec vos collaborateurs et avec vos copropriétaires reste essentiel, ne mettez pas de côté les relations humaines au profit du tout numérique.

De même, ne vous imposez pas un outil si vous constatez qu’il ne fonctionne pas pour vous, même si vous en avez entendu du bien partout. Il doit en effet avant tout être à votre service, pas vous ralentir.

Pour bien choisir vos outils, prenez en considération l’utilisateur avant tout, c’est-à-dire vous et les personnes avec qui vous travaillez. Ainsi, ils vous rendront véritablement service dans votre travail de syndic au quotidien.

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