Lola LEFEVRE- 04-05-2022 – SECURITE INFORMATIQUE DU SYNDIC
Les données personnelles et le piratage, on en a beaucoup entendu parler ces derniers mois. Les entreprises sont les premières touchées par les ransomwares et autres appropriations illégales de datas. Parallèlement, la transformation digitale s’accélère et pousse les entreprises à dématérialiser, phénomène accentué par la crise du covid.
Les syndics n’y font pas exception. Les nouvelles technologies au service de l’immobilier se développent de plus en plus rapidement. Elles font gagner du temps et permettent de se recentrer sur l’humain. Mais elles posent aussi de nouvelles questions comme celle de la sécurité.
Quelles mesures de sécurité prendre pour protéger ses données en tant que syndic ?
Gérer facilement ses archives grâce au numérique.
L’automatisation pour vous simplifier la vie.
Rester ouvert à l’innovation pour des mesures de sécurité efficace.
Quels sont les enjeux de la sécurité informatique pour les syndics ?
La responsabilité du syndic dans la sécurité informatique de sa copropriété.
Quelles conséquences en cas de faille de sécurité ?
L’intérêt du tiers-archiveur pour un système fiable.
Les entreprises se digitalisent à vitesse grand V. Derrière cette course au tout numérique, un constat simple : la digitalisation, c’est l’avenir. Le numérique fait gagner un temps considérable lorsqu’on sait l’utiliser. Il ouvre aussi le champ des possibles.
Les syndics bénéficient dorénavant des avancées de la proptech avec de nouveaux acteurs qui se démènent pour proposer des solutions toujours plus perfectionnées. Dans un secteur qui comporte de nombreuses tâches chronophages et répétitives, les avantages sont nombreux mais l’un d’entre eux se démarque particulièrement : l’automatisation. Elle fait gagner du temps et permet de se recentrer sur ce que ne peuvent faire les machines : la relation humaine.
Dans le domaine de l’archivage, le numérique permet, tout comme le papier, de sécuriser ses données bien que les pratiques soient différentes. Il permet aussi d’accéder facilement et rapidement aux informations.
La digitalisation séduit de plus en plus les syndics. Mais dématérialisation et automatisation demandent aussi d’adopter de nouvelles pratiques de sécurité. Le syndic a pour mission principale de garantir l’intégrité des documents et la sécurisation des données dans le temps.
Acte de transformer un document papier en format numérique.
Mettre en place des outils qui permettent un vrai gain de productivité;
Documents créés nativement au format numérique
Vous visualisez cette armoire qui croule sous le poids des dossiers qu’elle contient dans la cave de votre copropriété ? Celle qui s’effondre à chaque fois que vous devez l’ouvrir ? Vous ne pouvez pas vous en débarrasser car vous devez conserver un accès à vos documents. Mais elle vous agace au plus haut point. Comment simplifier la gestion de vos archives ? En les numérisant.
Rangées dans un entrepôt sécurisé, elles ne prennent plus de place. Vous avez accès facilement à vos documents dans votre espace numérique dédié.
La communication avec vos copropriétaires se retrouve simplifiée. Vous pouvez leur envoyer les dossiers dont ils ont besoin dans leur espace intranet ou par mail en quelques clics sans passer de temps à les chercher. C’est un gain de temps précieux. La numérisation, c’est rendre vos archives disponibles immédiatement et partout. Vous avez seulement besoin d’une connexion internet.
Elle vous permet de :
Mais adopter l’archivage numérique ne signifie pas que vous renoncez définitivement au papier. L’intérêt des documents papiers semble de moins en moins évident dans notre monde ultra-connecté. Ils continuent cependant à être largement utilisés. Et ce n’est pas pour rien ! Le papier est un médium pérenne utilisé de la même manière depuis des millénaires. Le numérique, quant à lui, est un moyen de communication et de conservation nouveau qui évolue en permanence.
Pouvons-nous envisager un syndic tout numérique dans un futur proche ?
Les méthodes de travail se trouvent profondément modifiées par l’avènement de l’électronique. Cependant, le papier reste une épaule solide sur laquelle vous reposer.
Ainsi, un document qui doit être conservé longtemps (comme les cessions qui doivent l’être pendant 30 ans) peut donner lieu à une numérisation mais l’original doit être conservé. Un document électronique n’est valable que si ce dernier est un original. Il devra donc nécessairement dater d’après 2016 et répondre à des critères stricts :
Enfin, il est important de prendre conscience que le papier n’est pas plus sécurisé que le numérique. Il est aussi sujet à des risques : vol de données, dégradation… Il peut s’abimer s’il est mal stocké. Il n’est donc pas question de laisser vos documents trainer sur le coin du bureau, exposés à tous les regards et à votre tasse de café.
Les normes de sécurité concernant l’archivage électronique sont aujourd’hui très bien conçues et garantissent une performance sans failles. Ainsi, il est pratiquement impossible d’effacer, d’ajouter ou de dérober un document au sein d’un système d’archivage électronique conforme.
Pour un espace entièrement sécurisé, le prestataire extérieur reste la meilleure option. Spécialisé et certifié, ce dernier possède des équipes formées et répond à des normes exigeantes. Un système d’Archivage Electronique (SAE) est l’option la plus sécurisée pour vos archives. Il permet de faire face sereinement aux risques financiers et opérationnels liés aux données personnelles
Dans le domaine de la numérisation, il faut faire attention aux supports et éliminer ceux ne présentant pas une bonne longévité (surtout si vous n’avez pas l’original papier). Quelles solutions d’archivage numérique durables aujourd’hui ?
Les supports numériques changent et sont de plus en plus sécurisés. Il est parfois difficile de suivre. Mais des archives sécurisées passent aussi par une mise à jour des supports. Les moyens engagés pour garantir la sécurité de vos documents sont importants. S’ils sont remis en cause, la valeur de votre document l’est également. Si un document est piraté, les autres peuvent l’être. C’est pourquoi vous devez privilégier des supports récents et des normes de sécurité pointues.
Mettre en place des moyens de conservation pérennes des données à forte valeur juridique, stratégique et patrimoniale est un excellent moyen de se prémunir contre les imprévus. Il est important de varier les supports pour s’assurer de copies disponibles et exploitables.
Pour prévenir les risques liés à la cybersécurité, le mieux reste de garder un double physique des documents concernés ou un double numérique sur un autre serveur. Ainsi, vous ne perdrez jamais totalement des documents piratés, endommagés ou perdus. Pensez également à changer régulièrement vos mots de passe et à en choisir des complexes.
L’intégrité des données et documents que vous souhaitez archiver est garanti à la fois par des technologies et par des infrastructures. Un système d’authentification forte et des échanges de certificat SSL garantissent la sécurité de vos documents. Les cybermenaces évoluent rapidement, tout comme les technologies. En atteste le développement des IA.
Il est pratiquement impossible de prédire l’avancée des nouvelles technologies. Les nouvelles méthodes de stockage font partie de cette frénésie de nouveautés. Ainsi, les supports sont très rapidement obsolètes. La mise à jour régulière est donc essentielle. Et qui sait ? Vous pourriez trouver de nouvelles technologies bien utiles pour la gestion de vos archives telles que l’océrisation.
Chacun de vos copropriétaires a accès à son espace sur l’intranet (maintenant obligatoire) de votre copropriété. Vous avez donc en votre possession de nombreux documents comportant des données à caractère personnel. Quid des archives informatiques de votre copropriété ? Quelles sont les responsabilités du syndic de copropriété ? Comment archiver ses documents en toute sécurité ?
La cybersécurité est toujours importante dans une entreprise. C’est encore plus vrai concernant l’immobilier. Les besoins de ce secteur impliquent la récolte de nombreuses données sensibles appartenant à vos copropriétaires (revenu, adresse…).
Pour garantir une sécurité efficace pour vos archives :
La CNIL propose d’ailleurs régulièrement des recommandations. Elle met à votre disposition un outil pour vous aider à construire un mot de passe fort et mémorisable ou un guide de la sécurité des données personnelles.
Les conséquences d’une mauvaise sécurité peuvent être graves : pertes financières, risques opérationnels, pertes de documents essentiels lors d’un contrôle ou d’un contentieux … Mais elles peuvent aussi être catastrophiques pour vos copropriétaires. Des données volées peuvent être utilisées pour usurper une identité : un événement qui peut se révéler être une épreuve financière, juridique et morale.
Pour les syndics de copropriété les enjeux d’une sécurité informatique efficace sont doubles :
Ce sont avant tout des enjeux légaux. Un syndic est responsable des données qu’il a en sa possession. En cas de faille de sécurité, c’est vers lui que se tourneront les regards. Protéger les données des autres c’est se protéger.
Que faire si vous ne disposez pas de l’espace, des ressources et des technologies pour assurer un archivage sécurisé ? Faire appel à un tiers-archiveur est une excellente solution pour résoudre les problèmes de sécurité liés à l’archivage physique et numérique.
Par exemple, concernant le papier, il disposera d’entrepôts répondant à des normes de conservation, isolés et bénéficiant d’une humidité idéale. Il pourra ensuite numériser ces documents et vous les transmettre dans un espace client dédié et sécurisé afin que vous les ayez rapidement sous la main en cas de besoin. Plus les technologies évoluent plus l’archivage physique et numérique est sûr. Le tiers-archiveur vous offre des moyens à la pointe du progrès. Il se doit de respecter les normes en vigueur. Il fait même l’objet d’audits réguliers réalisés par des prestataires externes qualifiés par les autorités
Le saviez-vous ? Pour le stockage du papier, le taux d’humidité idéal est compris entre 45% et 55% et la température entre 16 degrés et 22 degrés.
Cependant, choisissez soigneusement votre tiers-archiveur. Référez-vous aux certifications détenues par ce dernier mais aussi aux avis clients. Comptez sur lui pour mieux protéger les données personnelles de vos copropriétaires.
La gestion de l’information est une plus-value de taille pour votre syndic. Adopter les bonnes pratiques vous fait gagner un temps précieux et améliore l’accès à vos données. Les entreprises de la Proptech rivalisent d’inventivité pour répondre à vos besoins, avec des solutions destinées aux petites comme aux grandes structures. Dans tous les cas, respecter la durée de vie l’information et garantir la meilleure gestion à chacune de ses étapes est un point clef pour une sécurité réussie.
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Une interface intuitive vous permet de retrouver toutes les informations dont vous avez besoin en quelques clics !
