4 réflexes pour réussir votre archivage numérique .
22/02/2023
La gestion des documents est complexe mais essentielle pour les syndics. Elle peut rapidement se révéler chronophage. La loi ALUR précise que la gestion des archives est de la responsabilité du syndic. Heureusement, des solutions existent pour faciliter votre travail. L’archivage numérique en fait partie.
Ce dernier consiste à numériser des documents papiers relatifs à la copropriété et à les héberger sur des serveurs sécurisés. Il respecte le cycle de vie des documents : après leur création, émission et réception, ils peuvent circuler et être facilement mis à disposition des personnes concernées dans un Système Electronique de Gestion des documents (GED).
Comprendre le potentiel de l’archivage numérique.
Pour tirer le meilleur parti de votre archivage numérique, il vous faut comprendre tous les avantages qu’il vous offre. Fini les heures perdues à rechercher une archive demandée par un copropriétaire ! Vous gérez mieux vos documents et respectez ainsi les délais légaux de transmission.
Grâce à l’automatisation, vous récupérez vos données plus rapidement, avec une traçabilité et un suivi précis. Sécurisées, elles sont exploitables depuis tous les terminaux (tablettes, ordinateurs ou smartphones) et accessibles en quelques clics à vos collaborateurs comme à vos copropriétaires.
Enfin, archiver numériquement vos documents vous permet de gagner de l’espace dans vos locaux. Vous pouvez stocker vos documents papier dans un autre espace, plus adapté à leur conservation. Vous aurez toujours accès aux informations dont vous avez besoin en ligne.
Faire le point sur vos archives.
Si vous n’avez pas encore numérisé vos archives et que vous décidez de vous lancer, c’est l’occasion de faire le point ! Avez-vous tous les documents que vous devez conserver ? Avez-vous des documents périmés ? Vous clarifiez ainsi l’état de vos archives et vous assurez d’être en règle. Si vous avez des documents superflus, c’est le moment de les détruire.
Avant de vous lancer, faites également participer tous les intervenants du syndic. Ils pourraient vous apporter de précieuses informations sur ce dont ils ont besoin pour gagner en productivité.
Déterminez les conditions de conservation de vos archives : à partir de quand déclenchez-vous l’archivage ? Combien de temps conserverez-vous ces documents ? Sous quel format numérique (le document PDF est recommandé) ?
Toutes les archives peuvent être numérisées, mais le processus est onéreux. Définissez donc des documents prioritaires. On dématérialise souvent les documents de l’année N-1 qui sont plus souvent utilisés car récents et les documents plus anciens, plus souvent utilisés car importants et récurrents (c’est le cas du règlement de la copropriété par exemple).
Bien choisir son support de stockage des documents.
Ne choisissez pas votre support d’archivage à la légère ! L’utilisation de terminaux comme des clés USB et des disques durs n’est pas recommandée. Ces derniers sont fragiles et peu sécurisés. De plus, ils ne vous donnent pas l’accès à vos archives partout et tout le temps.
L’archivage en ligne présente des avantages. Il permet de stocker de nombreux documents. Sa durée de vie n’est pas limitée par l’obsolescence d’un appareil physique. Il est, aujourd’hui, plus sécurisé qu’un port USB. Enfin, il vous assure d’avoir accès aux documents dont vous avez besoin partout et en quelques clics seulement.
Externaliser votre archivage numérique pour une meilleure gestion.
En externalisant la gestion de vos archives, vous bénéficiez d’une expertise spécialisée, autant pratique que juridique. Il vous faut pour cela obtenir l’autorisation de l’Assemblée Générale des copropriétaires. Vous pouvez également confier l’archivage de vos documents physiques à la même société.
La société d’archivage s’occupera de dépolluer vos documents : retirer les post-it, trombones et agrafes. Elle fera ensuite une copie numérique de vos documents en respectant des normes strictes de numérisation. Vous gagnez un temps précieux et vous assurez que vos documents soient stockés dans les meilleures conditions possibles, en accord avec le RGPD.
Enfin, elle vous accompagnera tout au long du processus : elle vous conseillera dans votre plan de classement et mettra en place un système de recherche rapide de vos documents.
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Pourquoi détruire ses archives ?
Détruire ses archives est essentiel pour réduire les risques de fuite de données et pour alléger les finances de la copropriété.
Qu’est-ce qu’une interface intuitive ?
Une interface intuitive vous permet de retrouver toutes les informations dont vous avez besoin en quelques clics !
